就学支援金対応をスマートに。業務改革を実現
学校紹介
英語・国際教育やSTEAM教育に力を入れている浜松海の星学院浜松聖星高等学校は、理数・特進・進学などの多様なコースを設け、生徒一人ひとりの学びに合わせた教育を実践しています。海外留学制度やオンライン教材の活用、反転学習など先進的な取り組みを取り入れ、学力の向上と主体的な学習姿勢の育成を図っています。また、心の教育やキャリア教育を大切にし、生徒が自己理解を深めながら将来を見据えて主体的に選択・行動できる力を養成することを教育理念としています。これらの特色を通じて、生徒が国際社会で活躍できる人材へと成長できる環境を整えています。
システム導入の経緯
・2023年 学費管理システム、e-Shienオプション 導入
今回は、事務室の櫻井様に、学費管理システムおよびe-Shienオプション導入前後の変化や選定理由についてお話を伺いました。
現在の業務内容について
ご担当の業務について教えてください。
高等学校の事務長を務めております。学院は高等学校と幼稚園を有しており、高等学校の事務室では法人全般の業務も担当しています。財務会計や労務管理、納付金管理など、会計を中心とした業務に携わっています。
現在の業務とシステムの役割についてお聞かせください。
メインとして、e-Shienオプションを活用しております。学籍情報の入力や請求情報の生成、口座振替データを銀行に送り、振替結果のデータをシステムへ取り込んで、未納管理を行っております。
導入前の課題
導入前はどのような業務課題がありましたか？
就学支援金制度の変更や静岡県独自の減免制度の見直しがあり、対応の複雑化に直面していました。生徒数が多いため確認作業に多大な工数を要し、人為的なミスの発生や確認作業による非効率さも課題でした。
その課題が業務に与えていた影響を教えてください。
保護者への伝達に苦労していました。対象者や請求パターンが増えるほど通知内容の確認作業も煩雑になり、チェックに大きな負担がかかっていました。請求業務には人手や時間を要し、ミスが発生する可能性による担当者の心理的負担も大きい状況でした。
選定理由
当社のシステムを知ったきっかけを教えてください。
展示会に参加した際、票簿会計センターの学費管理システムを知りました。本校はICT教育に注力していたこともあり、その関連で展示会に参加していたのですが、「e-Shien連携」と書かれたのぼりを見て興味を持ちました。
導入の決め手になったポイントは何でしたか？
既存の校務システムと連携できる点が大きな決め手でした。すでに保護者が登録している校務システムを活用しながら、就学支援金の通知も同一システムから発信できるのは大きな利点でした。また、e-Shienから取り込んだデータを加工せずにそのまま利用でき、静岡県や学校独自の減免を自動で計算できる点も導入の決め手となりました。
導入後の効果・変化
学費管理システムを導入して、どのような変化がありましたか？
確認作業の時間を大幅に削減できました。本校は就学支援金が認定されたタイミングで差額計算を行うため、従来煩雑だった精算作業が効率化されました。票簿会計センターのシステムは自由度が高く、学校独自の帳票をそのまま反映できる点も魅力で、運用を大きく変えることなく導入できました。
e-Shienオプションを利用して、業務が効率化された部分はありますか？
就学支援金と奨学費の差額計算が効率化されました。e-Shienから出力したデータをそのまま学費管理システムに取り込めるため、請求情報の作成にかかる時間を短縮できています。
今後への期待
今後このシステムに対して期待していることはありますか？
他社製品と比べても自由度の高いシステムだと感じています。サポート担当にもすぐ相談でき、迅速に対応していただけるので非常に心強いです。今後も、就学支援金の制度改正などに柔軟に対応いただき、より使いやすいシステムになることを期待しています。
櫻井様、このたびはインタビューにご協力いただき、誠にありがとうございました。
今後とも業務改善に貢献できるよう、全力でご支援してまいります。
