属人化の不安を解消し、業務を一元管理
学校紹介
1915年に創立した藤嶺学園藤沢中学校・高等学校は、中高一貫教育を行う私立の男子校です。大学進学を前提とした学力育成に加え、仏教教育や茶道・陶芸などの情操教育を通じて豊かな心を育んでいます。また、剣道・柔道を必修とする体育や生徒主体の行事を通じて健やかな体を鍛え、柔軟な発想力とチャレンジ精神を持つ、国際社会で活躍できる人材の育成を目指しています。
システム導入の経緯
・2022年 学費管理システム、e-Shienオプション 導入
（同時期に教務管理システム、入試システムも導入）
今回は、事務局の佐藤様に、学費管理システム導入前後の変化や継続理由についてお話を伺いました。
現在の業務内容について
ご担当の業務について教えてください。
事務職として幅広い業務を担当する傍ら、電算室のコンピューター主任も兼務しています。
具体的には、証明書発行、奨学金・就学支援金・学費補助金・奨学給付金の管理、公文書発行の押印、施設管理、HPなどの広報業務まで幅広く対応しています。
現在の業務とシステムの役割についてお聞かせください。
e-Shienから出力した就学支援金や神奈川県の補助金の学費補助金のデータを学費管理システムに取り込み、各生徒の請求情報を作成・管理しています。取り込んだデータはシステム上で自動計算されるため、請求金額を正確かつ効率的に管理できています。
また、票簿会計センターの「教務管理システム」を活用して住所変更などの生徒情報を編集しており、両システムが日常業務を支える重要な役割を担っています。
導入前の課題
導入前はどのような業務課題がありましたか？
当初はAccessで学費管理を行っていましたが、何か不具合があるたびに開発者を呼ぶ必要があり、メンテナンスも大変でした。
そういった属人化の懸念からシステム導入を検討していました。
管理していた既存データの量が莫大で引継ぎが上手くいかずシステム探しが難航していた際に、票簿会計センターの学費管理システムと出会いました。
選定理由
当社のシステムを知ったきっかけを教えてください。
インターネットでシステムを探していた際に、票簿会計センターの広告に記載されていた「e-Shien完全対応」という文言を見て関心を持ちました。
導入の決め手になったポイントは何でしたか？
学費管理システムの導入を検討する際、同時に入試や教務のシステムも視野に入れていました。複数システムを別々に導入するのではなく、同一シリーズで一元管理できる点が大きな魅力でした。
特に、「e-Shien完全対応」であること、そして「教務管理システムとの連携が可能」であることが、最終的な決め手となりました。
導入後の効果・変化
導入前と比べて、業務のどの部分が一番変わったと感じますか？
e-Shienとの連携性が格段に向上したと実感しています。さらに、困った際にも迅速に対応していただけるサポート体制があり、とても心強く感じています。
加えて、「教務管理システム」で編集した生徒情報がその日のうちに「学費管理システム」と連携できるため、生徒情報の更新にかかる手間が大幅に削減され、日々の運用が一層便利になりました。
また、以前はWordの差し込み印刷で帳票を作成していましたが、導入後はシステムから直接帳票を出力できるようになり、帳票作成に要する時間も大きく短縮されました。
今後への期待
今後このシステムに対して期待していることはありますか？
現状に大変満足しています。今後、就学支援金の制度改正にも迅速に対応していただけることを期待しています。
導入を検討している学校様には、学費管理システム単体ではなく、教務・入試システムを含めた導入をおすすめします。業務全体の効率化に大きく寄与するからです。
特に、Accessからのデータ移行に課題を抱える学校様には強くおすすめしたいです。
佐藤様、インタビューにご協力いただきましたこと、心より御礼申し上げます。
今後も安心してご活用いただけるよう、引き続き全力でサポートしてまいります。
