大谷学園_横浜隼人中学・高等学校 - 株式会社票簿会計センター

学校紹介

中高一貫教育を展開する私立校、大谷学園横浜隼人中学・高等学校は、学力向上と人間形成を両立させる教育を重視し、特色ある目的別講座や進学指導を行っています。また、全国レベルで活躍する部活動も盛んで、文武両道を目指す環境が整っています。

システム導入の経緯
・2022年　学費管理システム、預り金オプション、e-Shienオプション　導入

今回は、事務局のY様に、学費管理システムや預り金オプション・e-Shienオプション導入前後の変化や選定理由についてお話を伺いました。

現在の業務内容について

ご担当の業務について教えてください。

事務局で就学支援金や神奈川県独自の学費補助金の対応、預り金の精算、高校1年生の学費管理を担当しています。学費管理については学年ごとに担当を分けて対応しており、役割に応じてシステムを利用できるよう、学費管理システムは3ライセンス契約しています。

現在の業務とシステムの役割についてお聞かせください。

オプションを活用して、就学支援金や預り金の管理を行っています。また、生徒ごとの請求金額を算出し、口座振替のデータを作成、振替結果の読込、督促状の出力、未納者の管理までをシステムで行っています。

導入前の課題

導入前はどのような業務課題がありましたか？

毎月、口座振替の結果データをネットバンキングから取得し、それをExcelに加工して未納者の管理を行っていました。
就学支援金についても、e-ShienからダウンロードしたデータをExcelに加工し、さらに口座振替のデータにひも付けする必要がありました。
こうした作業はExcelやAccessのほか、属人的なマクロ処理ファイルに依存しており、運用面での不安がありました。加えて、生徒数が約2,000名と比較的多いため、金額の確認作業にも大きな負担を感じていました。

選定理由

当社のシステムを知ったきっかけを教えてください。

インターネット検索がきっかけで、票簿会計センターの学費管理システムを知りました。

導入の決め手になったポイントは何でしたか？

中学・高校合わせて約2,000名の生徒が在籍しています。複数の学科があり、特待生区分がかなり複雑です。その複雑な徴収体系に柔軟に対応できる点に魅力を感じました。
また、学費だけでなく、預り金や就学支援金まで一括管理できる点も大きな決め手でした。複数システムを使い分ける必要がなく、業務効率化につながると判断しました。
加えて、パッケージ機能にて柔軟な対応ができるため、既存の業務フローを大きく変えずに移行できる点や、不明点やトラブルがあった際にWeb・電話・リモートですぐにサポートを受けられる安心感も導入を後押ししました。

導入後の効果・変化

導入前と比べて、業務のどの部分が一番変わったと感じますか？

口座振替の結果のデータをそのまま取り込めるようになり、入金処理の誤りがなくなりました。また、一部入金の機能やExcelデータを取り込んで請求情報が作成できる機能を使用して、転退学者の精算作業も正確かつ効率的に処理できるようになりました。さらに、臨時の追加請求や、返金情報の作成から総合振込のデータ作成まで簡単に対応できるようになり、学費の徴収業務全体が大きく改善されました。
また、請求案内などの帳票もシステム上で作成・自由に調整でき、従来はExcelで個別に対応していた作業が不要となりました。
学費業務全体が効率化し、工数も体感で3割程度削減できました。
なにより、属人的な仕組みに依存する必要がなくなり、業務をより安定して進められるようになったと感じています。

預り金オプションを利用して、どのような変化を実感されていますか？

今までExcelやマクロで処理していたため、オプションを利用することで事務処理はかなり簡素化されたと実感しています。明細の帳票もシステム上で自由に調整できるため、属人的にならず安心して業務を担当できるようになりました。

e-Shienオプションを利用して、業務が効率化された部分はありますか？

e-Shienから出力したデータをそのまま学費管理システムに取り込むだけで、就学支援金の「随時申請」で変更した内容（授業料の変更や転退学者）が反映されるので、これまでExcelで管理していた内容がシステムで処理できるようになりました。その結果、請求情報を効率的に作成・管理できるようになり、事務処理全体が大幅に効率化されました。

今後への期待

今後このシステムに対して期待していることはありますか？

問い合わせの際に丁寧かつ迅速に対応いただける点が大変ありがたく、今後もこの体制を継続していただきたいと感じています。

事務局Y様、このたびはインタビューにご協力いただき、誠にありがとうございました。
今後とも安心してシステムをご活用いただけるよう、引き続き全力でサポートしてまいります。

導入事例