中学校・高等学校
瓜生山学園
京都芸術大学附属高等学校
通信制対応の学費管理システムで業務効率とコスト削減を実現
学費管理システムV5
e-Shienオプション
保護者連絡オプション
学校紹介
2019年に開校した京都芸術大学附属高等学校は、京都芸術大学を母体とする新しい高校です。
「新普通科（通学型）」では、週3～5日の登校スタイルを選択しながら対話型授業を中心に学び、コミュニケーション力や主体性を育成しています。
「じぶんみらい科（オンライン型）」では、全国の仲間とつながり探究学習やデザイン思考を実践し、芸術教育を軸に自ら考え行動する力を養っています。
いずれの学びにおいても、多様な経験を通して「あなたらしさ」を伸ばすことを大切にしています。
システム導入の経緯
・2023年 学費管理システム、e-Shienオプション、保護者連絡オプション 導入
高校事務局で、学費算出や通知業務、就学支援金管理などを担当されている田中様、広地様や、導入時の事務局担当課長であった徳丸様に、導入前の課題や選定理由、導入後の効果についてお話を伺いました。
導入前の課題
導入前はどのような業務課題がありましたか？
従来はExcelで関数を利用して学費を管理していましたが、関数式が複雑で誤操作が発生しやすく、算定ミスを防ぐためのチェックに、多大な時間が掛かっていました。
また、就学支援金データの反映時にも誤った金額を取り込んでしまうことがありました。
その課題が業務に与えていた影響を教えてください。
全校生徒約600人分の学費を算出・確認するため、膨大な時間と労力が必要でした。
前任者が作成したExcelを後任が修正しながら管理していましたが、担当が変わるたびに修正が難しくなり、ミスの原因にもなっていました。効率化のためシステム導入が必要と感じていました。
選定理由
当社のシステムを知ったきっかけを教えてください。
DMで票簿会計センターの学費管理システムを知りました。通信制・単位制という特性上、学費の管理方法も一般的な高校と異なるため、担当者の考えに沿った運用が可能かどうかを比較検討しました。
導入の決め手になったポイントは何でしたか？
京都府には『あんしん修学支援制度』がありますが、当時、この制度に対応した提案をいただけたのは票簿会計センターだけでした。
加えて、学校会計に強みがある点や、柔軟なカスタマイズ対応、データ移行の確実さも高く評価し、導入を決定しました。
導入後の効果・変化
学費管理システムを導入して、どのような変化がありましたか？
学費の請求金額をシステム上で自動算出できるようになり、計算ミスが減少しました。その結果、確認作業にかかる時間も大幅に削減されています。
主にどのような場面で保護者連絡オプションを活用されていますか？
以前は請求案内や督促状、就学支援金の通知などをすべて郵送していたため、印刷・封入作業に多くの時間とコストがかかっていました。
導入後は帳票をWeb配信できるようになり、郵送作業が不要となったことで業務効率化と経費削減を実現できました。
保護者連絡オプションについて、よく使っている機能や便利だと感じるポイントを教えてください。
請求や督促に関するやり取りをオンラインで完結できるため、業務が大幅に効率化できる点が非常に便利だと感じています。
e-Shienオプションを導入してから、業務への影響はいかがですか？
導入前は、e-Shienから出力したデータをExcelへ取り込む際、誤った金額が反映されていないかを確認する作業に多くの時間を要していました。
導入後は、出力データをそのままシステムに取り込むだけで各生徒の請求額が自動算出されるため、確認作業の負担が大きく軽減されています。
徳丸様、田中様、広地様、インタビューにご協力いただき誠にありがとうございました。
これからも学費管理業務のさらなる最適化に向け、誠心誠意サポートしてまいります。
