鈴鹿享栄学園　鈴鹿高等学校・鈴鹿中等教育学校

学校紹介

鈴鹿高等学校・鈴鹿中等教育学校様は、1963年創立の私立学校で、高校と中高一貫の6年制の教育体制を有しています。高校は、特進・探究・総合の3コースを設け、生徒一人ひとりのニーズに応じた進路保障を推進。中等教育学校は、医進・選抜コース・特進コースの２コースを設け、一人ひとりの目標や理解度に応じた柔軟な指導の実現。主体的な学びを重視し、「探究型学習」を通じて、自ら課題を見つけ解決する力を養っています。「誠実で信頼される人」の育成を目指している学校です。

システム導入の経緯
・2020年　学費管理システム導入

今回は、事務局の廣瀬様と新開様に、学費管理システム導入前後の変化や継続理由についてお話を伺いました。

現在の業務内容について

ご担当の業務について教えてください。

(廣瀬様) 現在は、施設管理や給与業務を担当しています。当時、システムの入替を検討し、学費管理システムの導入を決めました。

(新開様) 3年ほど学納金の管理を担当しています。学費管理システムを利用し、「鈴鹿高等学校」と「鈴鹿中等教育学校」の2校分の学納金を管理しています。

現在の業務とシステムの役割についてお聞かせください。

(新開様) 授業料の徴収や不足分の督促、口座登録や振込作業に学費管理システムを利用しています。また、学費管理システム上に顔写真が登録できるため、生徒証の発行にも利用しています。保護者様からのお問い合わせ時には、名前検索で生徒情報をすぐに確認できるため、大変助かっています。

導入前の課題

導入前はどのような業務課題がありましたか？

(廣瀬様) 以前は、専属のシステム会社が開発した学費管理システムを利用していましたが、2校分(約1,800人分)の学納金情報をすべて手入力しなければならず、入力作業だけで2週間を要していました。振込期限に間に合わせるのが非常に困難で、口座情報もExcelで作成したファイルを一度テキスト形式に変換して取り込む必要があり、確認も定規を使って1行ずつ目視確認しており、非常に時間と労力がかかっていました。帳票は指定フォーマットしか出力できず、柔軟な対応が難しい点も課題でした。
また、学生証の作成も手作業で、写真店で撮影した顔写真を用紙に貼り、学校印を押してラミネート加工を行っていたため、非常に手間と時間がかかっていました。

選定理由

当社のシステムを知ったきっかけを教えてください。

(廣瀬様) 元々、就学支援金はExcelで管理しており、システム導入後は「就学支援金」科目を用いて、手動で金額変更などの設定をしていました。
さらに業務を効率化し、入力やチェック作業の負担を軽減するためにオプションの導入を決めました。

導入の決め手になったポイントは何でしたか？

(廣瀬様) 高校には3つのコースがあり、学校独自の奨学金が4種類、さらに就学支援金のパターンも加わるため、請求パターンが非常に多岐にわたります。中等部を含めると膨大な組み合わせになりますが、票簿会計センターの学費管理システムでは請求パターンを自由に設定し、それらをグループに紐づけることで、個別対応が必要な生徒でも効率的に管理できます。手作業だった業務を大幅に効率化できる点が導入の決め手となりました。

導入後の効果・変化

導入前と比べて、業務のどの部分が一番変わったと感じますか？

(廣瀬様) 督促状などの帳票は学校既定の様式がありますが、その様式に近い帳票をシステムから出力できるため、フォーマットを変更せずに運用できています。
学生証に関しても、システムから顔写真つきの学生証を出力できるため、業務時間が大幅に削減できました。

今後への期待

今後このシステムに対して期待していることはありますか？

(新開様) 今後も就学支援金などの制度は変更されることが予想されるため、制度改正へのスムーズな対応を引き続きお願いしたいです。

(廣瀬様) 遠隔でのサポートも迅速で、非常に助かっています。今後も変わらず対応をお願いしたいです。

ご協力いただいた廣瀬様、新開様、誠にありがとうございました。
引き続き、貴学のスムーズな運用と業務の最適化を全力で支援してまいります。