暁学園　四日市大学・四日市看護医療大学 | 株式会社票簿会計センター

学校紹介

暁学園四日市大学様は、四日市市と学校法人暁学園の公私協力型方式により開学した私立大学で、総合政策学部（総合政策学科）と環境情報学部（環境情報学科）の2学部2学科を設置しています。

暁学園四日市看護医療大学様は、四日市市・市立四日市病院・学校法人暁学園の連携により設立された大学で、地域との結びつきを活かした充実した臨地実習が特長です。看護職・医療技術職を目指す学生に向け、各種国家試験の受験資格取得を支援する教育環境が整っています。

それぞれの大学で学校独自の「奨学金制度」「特待生制度」があり、学生の修学をバックアップしています。

システム導入の経緯
・2021年　学費管理システム導入
・2023年　修学支援カスタマイズ

今回は、事務局次長の鈴木様と事務局会計課の長嶺様に、学費管理システム導入前後の変化や継続理由についてお話を伺いました。

現在の業務内容について

ご担当の業務について教えてください。

(長嶺様) 会計課に所属しており、学納金の徴収業務や、諸費用の納入状況の管理、未納者対応、修学支援新制度に基づく減免対応などを対応しております。

学費管理システムの役割について

現在の業務とシステムの役割についてお聞かせください。

(長嶺様) 学費管理システムを活用し、学生ごとの納入履歴や未納状況の把握、銀行データの取り込みによる消し込み作業などを行っています。
さらに、納入案内の作成や学内奨学金・修学支援新制度による授業料減免額の算出、未納者リスト・督促状・監査資料の作成まで、幅広く対応しています。

導入前の課題

導入前はどのような業務課題がありましたか？

(長嶺様) 修学支援新制度の導入前から、経済的な理由で納付期限内に学費を納められない学生が増加していました。そのため、納期延長や分割納入などの個別対応が多く、業務負担や対応日数が増加し、日常業務にも支障をきたしていました。
さらに、学校独自の奨学金制度の拡充により、減免額の算出や管理が複雑化。手作業での計算・確認が必要となり、業務負担は大幅に増加していました。
修学支援新制度が始まってからは、対象学生の授業料算出に加え、学内奨学金との関係性を考慮する必要があり、制度の適用条件や金額の整合性確認など、細やかな対応が求められ、非常に困難な状況に直面していました。

選定理由

当社のシステムを知ったきっかけを教えてください。

(鈴木様) 以前は他社のパッケージシステムを利用していましたが、本学独自の学納金管理に対応できていませんでした。また、新たに始まった修学支援新制度への対応が難しく、システムの入替を検討していた際に、票簿会計センターの学費管理システムを知りました。

導入の決め手になったポイントは何でしたか？

(鈴木様) システム自体に汎用性があり、柔軟に学納金を管理できる点に魅力を感じました。また、新たに始まった修学支援新制度について、多くのベンダーが対応が難しいと回答する中、票簿会計センターの担当者が真摯に対応してくださり、本学の運用に沿った学納金管理の実現に向けて取り組んでいただけたことが大きな決め手になりました。

導入後の効果・変化

学費管理システムを導入して、どのような変化がありましたか？

(長嶺様) 導入初年度は、従来の処理との違いやシステム上の数字の齟齬が発生し、運用面での調整に苦戦いたしました。複数の制度を考慮した金額の算出やイレギュラーな納入の対応に限界を感じる場面もありました。しかし、票簿会計センターの専任サポート担当者と二人三脚で一つ一つ課題を解決していくことで、徐々に安定した運用が可能になりました。
学生の名前や学籍番号・住所等を一覧で確認できるようになり、電話対応業務にかかる時間の短縮にもつながっています。

修学支援新制度に対応するカスタマイズを実施してから、業務への影響はいかがですか？

(長嶺様) 制度開始以降、毎年改正が加えられる修学支援新制度に対して、システム側で柔軟な対応できるようになりました。制度改正のたびに、大学側で慌てて設定変更などの対応せざるを得なかったところ、システムの支援により業務の停滞を防ぐことができています。現在では安心してシステムに任せられる業務も増え、業務効率化が進んだと感じています。
特に、カスタマイズで作成いただいた、本学の監査に対応した入金カスタマイズ帳票は、本学に合わせた入金表が作成できるため、とても便利に感じます。

他校に薦めるとしたらどのようなポイントを挙げますか？

(長嶺様) 最近のパッケージシステムは汎用性が高い一方で、最終的な処理を手作業に頼らざるを得ない部分が多い印象があります。しかし、票簿会計センターの学費管理システムは、「すべてをシステムで完結したい」という本学の理想に非常に近いものでした。
他校に薦めたいポイントとしては、まず、システム自体に柔軟性と汎用性があり、制度改正や学内独自の運用にも対応できる設計であることが挙げられます。加えて、単なるシステムの販売にとどまらず、現場とともに課題を考え、共に乗り越えていこうとする「伴走者」としての姿勢も、大きな魅力です。さらに、「何ができるか」ではなく「何をしたいか」に真摯に向き合ってくださる点も、安心して導入・運用を任せられる理由の一つとなっています。

今後への期待

今後このシステムに対して期待していることはありますか？

(長嶺様) 年々予算管理の重要性も増し、納付書などのWeb対応、未納者の管理機能、納付証明書発行など、時代とともに業務は個別化、複雑化しています。制度改正も行われていく中で、柔軟かつ迅速な対応を今後も継続していただければと思います。
導入時から現在に至るまで、高い信頼を寄せています。特に導入初期の複雑な調整や制度対応において、票簿会計センターの専任サポート担当者が根気強く課題解決に取り組んでくださったのは大変印象的でした。今後も現場の声に耳を傾けながら、柔軟に対応していただけることを強く期待しております。

ご協力いただいた鈴木様、長嶺様、誠にありがとうございました。
今後も、貴学に寄り添いながら業務の効率化と安心の運用を支えてまいります。