いつ行ってもかまいません。
年度を移行した後は、ログインする際に作業する年度を選択できます。
誤って違う年度で作業しないようご注意ください。

園児インポートで登録できます。
【メンテナンス】>『園児インポート』

どちらで行ってもかまいません。
所属部門編成は、納付情報以外が移動されます。
クラス替えがなければ、所属部門編成で行う方が簡単です。
インポートは、まっさらな状態になるので納付設定等の登録が必要になります。
在園児のクラス替えがある場合にインポートでの部門分けをおすすめします。

・データを上書きする際のキーとする項目（学籍番号、または氏名生年月日）
・性別区分コード
・部門コード
・在学区分コード

インポートする際の部門コードが最下層になっているか確認してください。
最下層以外にしていると、画面上に出てきません。
最下層の部門コードに変更して再度インポートを行ってください。

認定情報はインポートでの登録ができません。
【園児管理】>『園児一括編集』で登録や変更を行ってください。

在学区分をご確認ください。
初期値は在園になっています。誤って退園や入園予定になっていると出てきません。

インポートで在学区分を一括で変更できます。
もしくは【園児管理】>『園児一覧編集』で変更してください。

【年度管理】>『年度』で、既定年度を新年度に変更してください。